11月18日下午，数字化校园建设办公室在实验楼205会议室组织召开了研究生系统缴费、注册与选课控制项目的研讨会，研究生院负责人杨运杰、财务处副处长卢闯、数字化校园建设办公室主任叶新恩、副主任林琼，以及相关部门的工作人员、负责本项目开发的希尔公司的项目经理王彤及工程师等15人参加了会议。会议由林琼副主任主持。

此次协调沟通会的议题主要集中在以下两个方面：（1）确认研究生系统缴费、注册与选课控制项目的用户需求，整理程序流程；（2）对研究生院各科室系统使用状况进行梳理，将系统应用过程中遇到的问题整理出来，从而明确下一步的工作内容。

首先进行的缴费与注册问题，其业务内容涉及研究生院和财务处两个部门，双方的参会人员从各自的业务角度，探讨了如何通过缴费手段识别与控制研究生注册的问题，其余各方则从技术角度积极参与讨论，并提出建议，大家各抒己见，并最终达成统一的意见。

叶新恩主任和研究生院负责人杨运杰参加了讨论会

与会人员进行业务功能讨论和技术交流

此后，研究生院各个科室的负责人从他们各自使用该系统的角度，谈及目前存在的问题，以及希望改进或新增的功能模块。数字化校园建设办公室和希尔公司的参会人员与研究生院的老师们一起，进行了良好的互动与沟通。

会议持续了三个小时，主要在以下几方面达成了一致意见：（1）明确了研究生系统缴费、注册和选课控制的时间点，并进一步确定了研究生系统的整个工作流程和具体操作程序；（2）研究生院与项目公司负责人就如何解决前面提出的问题初步达成一致意见，为系统升级改造奠定了基础；（3）数字化校园建设办公室的组织协调角色得以重新确认，三方重申了学校用户与项目公司之间信息沟通与反馈的机制，在制度层面保证了项目进度的正常推进。